Glossar | Workflow (Arbeitsablauf)

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Workflow (Arbeitsablauf)

Ein Arbeitsablauf – oder Workflow auf neudeutsch ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation. Dabei werden verschiedene Komplexitäten nach der Granularität ihrer Beschreibung unterschieden:

• ein Arbeitsfluss (englisch: workflow) ist eine inhaltlich abgeschlossene, zeitlich und sachlogisch zusammenhängende Folge von Funktionen, die zur Bearbeitung eines betriebswirtschaftlich relevanten Objektes notwendig sind und deren Funktionsübergänge von einem Informationssystem gesteuert werden.
• ein Arbeitsauftrag (englisch: job) ist eine Instanz eines Arbeitsablaufs über verschiedene Arbeitsschritte (englisch: task) einer Instanz eines Auftrags, dabei wird jeder Arbeitsschritt meist von einem Akteur (englisch: worker) an einem Ort (englisch: work position) und meist mit einer Ressource erledigt.

Der Arbeitsablauf betont dabei die operativ-technische Sicht auf die Prozesse, während der in der Definition nahestehende Geschäftsprozess den Bezug zu betriebswirtschaftlichen Faktoren wie Kosten und Erlöse betrachtet, zum Beispiel bei einem Handelsprozess.

Dabei kann ein IT-System den Ablauf in mehrfachem Kontext unterstützen, ihn mit notwendigen Daten (temporal, modal, final) versorgen und ihn gemäß einer im System hinterlegten Vorgabe oder eines dafür vorgesehenen Algorithmus abwickeln. Herstellerübergreifende, internationale Gremien wie WfMC haben dazu Standards wie BPML entwickelt.

Die Ziele der Arbeitsablaufsteuerung sind unter anderen:

• zunächst eine klare Vorgabe
• Vermeidung von Wartezeiten
• Vermeidung von temporaler oder modaler Überlastung
• Zuordnung von Ressourcen, wenn sie benötigt werden
• Verstetigung der Belastung der beteiligten Arbeitnehmer
• Verstetigung des Ausstoßes an Produkten
• mögliche (Teil-) Automatisierung der Ausführung

siehe dazu Wikipedia: https://de.wikipedia.org/wiki/Workflow

Im EDV-Bereich wird „Workflow“ auch als Technik der Überwachung von Geschäftsabläufen verstanden. So kann beispielsweise der Bearbeitungsstand einer Bestellung bis zum gerade zuständigen Sachbearbeiter zurückverfolgt werden. Aus der Auswertung der Workflow-Protokolle lassen sich Optimierungsmaßnahmen des Geschäftsprozesses ableiten.
Im Grafikbereich wird das Wort „Workflow“ häufig in den Mund genommen, wenn es darum geht, Dateiformate zwischen Layoutern, Druckern und Redakteuren abzustimmen, ohne dass es zu Konvertierungsverlusten kommt.